Datenschutz-Hinweise für Arbeitgeber

1. Rollenverteilung

Flex My Job und der inserierende Arbeitgeber sind hinsichtlich der Bewerberdaten getrennte, jeweils eigenständig Verantwortliche. Flex My Job ist verantwortlich für den Betrieb der Plattform und die Übermittlung der Bewerbung an den Arbeitgeber. Sobald der Arbeitgeber eine Bewerbung empfängt und für seine Personalauswahl verarbeitet, ist er hierfür eigenständig verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

2. Keine Auftragsverarbeitung, keine gemeinsame Verantwortlichkeit

Flex My Job verarbeitet Bewerberdaten nicht weisungsgebunden im Auftrag des Arbeitgebers, sondern betreibt eine eigene, zweiseitige Jobplattform zu eigenen Zwecken. Es liegt daher keine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist zwischen Arbeitgeber und Flex My Job nicht erforderlich. Ebenso besteht keine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO: Flex My Job nimmt keine Bewertung, Reihung oder Vorauswahl von Bewerbungen vor; über Bewerbungen entscheiden ausschließlich Sie. Diesen Hinweis können Sie Ihrer/Ihrem Datenschutzbeauftragten vorlegen. Wünscht Ihr Unternehmen dennoch eine gesonderte vertragliche Grundlage, kontaktieren Sie uns unter datenschutz@flex-my-job.com.

3. Pflichten des Arbeitgebers

Als eigenständig Verantwortlicher ist der Arbeitgeber insbesondere verpflichtet:

Bewerberdaten nur für das jeweilige konkrete Besetzungsverfahren zu verarbeiten (Zweckbindung),
eine zulässige Rechtsgrundlage einzuhalten. In Betracht kommen vor allem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, vorvertragliche Maßnahme) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z. B. Verteidigung gegen Ansprüche nach dem AGG); § 26 BDSG kann ergänzend herangezogen werden, trägt nach der jüngeren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts jedoch nicht mehr als alleinige Rechtsgrundlage,
besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa freiwillige Angaben zu Gesundheit oder Behinderung in Bewerbungen, nur unter den Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO zu verarbeiten und nicht zum Nachteil der Bewerbenden zu verwenden,
die Daten vertraulich zu behandeln, nicht zweckwidrig weiterzuverarbeiten oder an unbefugte Dritte weiterzugeben,
die Betroffenenrechte (Art. 12 ff. DSGVO) zu wahren und
die Daten nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht zu löschen.

Es gilt ergänzend § 9 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

4. Löschfristen auf der Plattform

Bewerbungen werden auf der Plattform sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Absage oder Einstellung) automatisch gelöscht, sofern keine Einwilligung in eine längere Speicherung vorliegt. Diese Frist orientiert sich an den Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (§ 15 Abs. 4 AGG). Benötigen Sie Bewerbungsunterlagen für Ihre eigene, rechtlich zulässige Aufbewahrung, exportieren Sie diese bitte rechtzeitig über die Export-Funktion (CSV) in Ihrem Arbeitgeber-Bereich. Für die Aufbewahrung in Ihren eigenen Systemen sind Sie als Verantwortlicher selbst zuständig.

5. Ihre eigenen Daten als Arbeitgeber-Nutzer

Für die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen bzw. Ihren Ansprechpersonen verarbeiten (Arbeitgeber-Konto, Ansprechpartner-Kontaktdaten, Abrechnungs- und Zahlungsdaten über Stripe, Nachrichten), gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, insbesondere die Abschnitte zu Benutzerkonto, Zahlungsdienstleister und Speicherdauer. Hinweis zur Funktion „In einfachen Worten“: Der Text Ihrer veröffentlichten Stellenanzeigen kann mit KI-Unterstützung (Google Gemini API) in vereinfachter Sprache zusammengefasst werden; Bewerberdaten werden dabei nicht verarbeitet, und die Zusammenfassung wird als KI-erzeugt gekennzeichnet.

6. Datensicherheit

Flex My Job schützt die auf der Plattform verarbeiteten Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen; Einzelheiten finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung (Abschnitt „Datensicherheit“).

7. Kontakt

Bei datenschutzrechtlichen Fragen als Arbeitgeber erreichen Sie uns unter: datenschutz@flex-my-job.com, Matthias Hartwig, Flex My Job, Hövel 41, 52152 Simmerath.